A transforma\u00e7\u00e3o digital nas empresas resulta em processos cada vez mais automatizados e inteligentes e \u00e9 algo cada vez mais procurado at\u00e9 por setores considerados mais tradicionais. A \u00e1rea jur\u00eddica \u00e9 um exemplo de um setor que vem se digitalizando e evoluindo os seus processos. Plataformas de digitaliza\u00e7\u00e3o e assinatura on-line de documentos s\u00e3o evid\u00eancia dessa transforma\u00e7\u00e3o digital. Uma plataforma afirma que sua receita aumentou 218% em decorr\u00eancia do isolamento social causado pela pandemia de covid-19, mostrando o aumento de escrit\u00f3rios e \u00e1reas jur\u00eddicas que precisam e continuam se digitalizando. Hoje vamos aprofundar na import\u00e2ncia da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos em espec\u00edfico, trazendo dicas e ferramentas para tornar esse processo poss\u00edvel.<\/p>\n\n\n\n
Acesso r\u00e1pido e facilidade de compartilhamento e assinatura<\/strong><\/p>\n\n\n\n Encontrar documentos digitalizados \u00e9 muito mais r\u00e1pido e f\u00e1cil, podendo ser encontrados a partir de um clique apenas. O acesso aos documentos se torna tamb\u00e9m dispon\u00edvel 24 horas por dia, podendo acess\u00e1-los apenas com uma conex\u00e3o \u00e0 internet. Isso significa que o compartilhamento pode ser feito de maneira remota, r\u00e1pida e para quantas pessoas quiser sem um custo adicional ou sem acionar mais colaboradores. Isso anda lado a lado com o processo de assinatura, n\u00e3o precisando se preocupar com o tempo de envio e entrega, se tornando um processo quase imediato.<\/p>\n\n\n\n Diminui\u00e7\u00e3o da perda de documentos e seguran\u00e7a<\/strong><\/p>\n\n\n\n Documentos mal armazenados correm o risco de serem perdidos, danificados ou extraviados. A digitaliza\u00e7\u00e3o, al\u00e9m de tornar o processo de armazenamento mais f\u00e1cil e organizado, diminui o risco de perda. Seja porque documentos digitais s\u00e3o isentos de danifica\u00e7\u00f5es f\u00edsicas ou pela seguran\u00e7a e backup do sistema utilizado para armazenar e digitaliz\u00e1-los, a digitaliza\u00e7\u00e3o se torna importante para diminuir esses riscos, mesmo tendo a vers\u00e3o digital como uma garantia e n\u00e3o a \u00fanica vers\u00e3o. Os documentos digitais s\u00e3o armazenados na nuvem, garantindo seguran\u00e7a avan\u00e7ada com prote\u00e7\u00e3o por senha em redes seguras e criptografadas, concedendo acesso apenas para usu\u00e1rios autorizados.<\/p>\n\n\n\n Conformidade legal<\/strong><\/p>\n\n\n\n Como mencionado acima, a seguran\u00e7a \u00e9 extremamente importante e deve ser prioridade de uma empresa que gerencia e armazena documentos. Com a digitaliza\u00e7\u00e3o voc\u00ea pode assegurar que documentos e informa\u00e7\u00f5es confidenciais estejam protegidas, cumprindo leis estaduais, federais e de seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o. Tamb\u00e9m envolvendo a agilidade e facilidade de acesso mencionada acima, em caso de solicita\u00e7\u00e3o de documentos de auditoria ou inspe\u00e7\u00e3o, \u00e9 poss\u00edvel garantir a entrega r\u00e1pida desses documentos.<\/p>\n\n\n\n Fluxos de trabalho automatizados<\/strong><\/p>\n\n\n\n A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos ajuda o seu time a economizar dinheiro e tempo, eliminar erros e automatizar processos para agilizar opera\u00e7\u00f5es e focar em seu trabalho ao inv\u00e9s de procurar, enviar ou organizar documentos. Al\u00e9m de permitir que o seu time foque em tarefas que demandam mais atividade humana, a digitaliza\u00e7\u00e3o otimiza os processos envolvendo documentos e arquivos, podendo encontrar informa\u00e7\u00f5es rapidamente e conduzindo a sua equipe a um fluxo de trabalho aprimorado e automatizado.<\/p>\n\n\n\n Redu\u00e7\u00e3o de custos e espa\u00e7o<\/strong><\/p>\n\n\n\n Documentos e papeladas f\u00edsicas gastam uma quantidade enorme de folhas e cartuchos para impress\u00e3o, o que reflete n\u00e3o s\u00f3 nos custos das empresas, mas tamb\u00e9m no meio ambiente. Documentos armazenados digitalmente combatem o desperd\u00edcio de papel e influenciam significativamente tamb\u00e9m na economia da sua empresa. A depend\u00eancia e o custo de materiais e equipamentos para impress\u00e3o, armazenamento, envio e descarte de documentos pode parecer insignificante, mas considerando o tamanho de algumas empresas e a quantidade de documentos produzidos diariamente, a digitaliza\u00e7\u00e3o pode sim fazer uma diferen\u00e7a no custo. A digitaliza\u00e7\u00e3o pode influenciar tamb\u00e9m na economia de espa\u00e7o dentro de um escrit\u00f3rio. O armazenamento eletr\u00f4nico pode liberar um espa\u00e7o significativo dependendo da quantidade de documentos e do tamanho do escrit\u00f3rio, possibilitando a designa\u00e7\u00e3o do espa\u00e7o para outras opera\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias.<\/p>\n\n\n\n Ferramentas<\/strong><\/p>\n\n\n\n DocuSign<\/strong><\/a><\/p>\n\n\n\n O DocuSign \u00e9 uma ferramenta de assinatura digital que permite o envio e assinatura 100% online, sem depender de entregas e tempo de espera. A plataforma garante seguran\u00e7a, criptografando documentos e mantendo uma trilha de auditoria completa para cada assinatura. Envie documentos por e-mail, gerencie acordos e verifique o status da assinatura.<\/p>\n\n\n\n