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A importância da digitalização de documentos
A transformação digital nas empresas resulta em processos cada vez mais automatizados e inteligentes e é algo cada vez mais procurado até por setores considerados mais tradicionais. A área jurídica é um exemplo de um setor que vem se digitalizando e evoluindo os seus processos. Hoje vamos aprofundar na importância da digitalização de documentos em específico, trazendo dicas e ferramentas para tornar esse processo possível.
A transformação digital nas empresas resulta em processos cada vez mais automatizados e inteligentes e é algo cada vez mais procurado até por setores considerados mais tradicionais. A área jurídica é um exemplo de um setor que vem se digitalizando e evoluindo os seus processos. Plataformas de digitalização e assinatura on-line de documentos são evidência dessa transformação digital. Uma plataforma afirma que sua receita aumentou 218% em decorrência do isolamento social causado pela pandemia de covid-19, mostrando o aumento de escritórios e áreas jurídicas que precisam e continuam se digitalizando. Hoje vamos aprofundar na importância da digitalização de documentos em específico, trazendo dicas e ferramentas para tornar esse processo possível.
Acesso rápido e facilidade de compartilhamento e assinatura
Encontrar documentos digitalizados é muito mais rápido e fácil, podendo ser encontrados a partir de um clique apenas. O acesso aos documentos se torna também disponível 24 horas por dia, podendo acessá-los apenas com uma conexão à internet. Isso significa que o compartilhamento pode ser feito de maneira remota, rápida e para quantas pessoas quiser sem um custo adicional ou sem acionar mais colaboradores. Isso anda lado a lado com o processo de assinatura, não precisando se preocupar com o tempo de envio e entrega, se tornando um processo quase imediato.
Diminuição da perda de documentos e segurança
Documentos mal armazenados correm o risco de serem perdidos, danificados ou extraviados. A digitalização, além de tornar o processo de armazenamento mais fácil e organizado, diminui o risco de perda. Seja porque documentos digitais são isentos de danificações físicas ou pela segurança e backup do sistema utilizado para armazenar e digitalizá-los, a digitalização se torna importante para diminuir esses riscos, mesmo tendo a versão digital como uma garantia e não a única versão. Os documentos digitais são armazenados na nuvem, garantindo segurança avançada com proteção por senha em redes seguras e criptografadas, concedendo acesso apenas para usuários autorizados.
Conformidade legal
Como mencionado acima, a segurança é extremamente importante e deve ser prioridade de uma empresa que gerencia e armazena documentos. Com a digitalização você pode assegurar que documentos e informações confidenciais estejam protegidas, cumprindo leis estaduais, federais e de segurança da informação. Também envolvendo a agilidade e facilidade de acesso mencionada acima, em caso de solicitação de documentos de auditoria ou inspeção, é possível garantir a entrega rápida desses documentos.
Fluxos de trabalho automatizados
A digitalização de documentos ajuda o seu time a economizar dinheiro e tempo, eliminar erros e automatizar processos para agilizar operações e focar em seu trabalho ao invés de procurar, enviar ou organizar documentos. Além de permitir que o seu time foque em tarefas que demandam mais atividade humana, a digitalização otimiza os processos envolvendo documentos e arquivos, podendo encontrar informações rapidamente e conduzindo a sua equipe a um fluxo de trabalho aprimorado e automatizado.
Redução de custos e espaço
Documentos e papeladas físicas gastam uma quantidade enorme de folhas e cartuchos para impressão, o que reflete não só nos custos das empresas, mas também no meio ambiente. Documentos armazenados digitalmente combatem o desperdício de papel e influenciam significativamente também na economia da sua empresa. A dependência e o custo de materiais e equipamentos para impressão, armazenamento, envio e descarte de documentos pode parecer insignificante, mas considerando o tamanho de algumas empresas e a quantidade de documentos produzidos diariamente, a digitalização pode sim fazer uma diferença no custo. A digitalização pode influenciar também na economia de espaço dentro de um escritório. O armazenamento eletrônico pode liberar um espaço significativo dependendo da quantidade de documentos e do tamanho do escritório, possibilitando a designação do espaço para outras operações necessárias.
Ferramentas
O DocuSign é uma ferramenta de assinatura digital que permite o envio e assinatura 100% online, sem depender de entregas e tempo de espera. A plataforma garante segurança, criptografando documentos e mantendo uma trilha de auditoria completa para cada assinatura. Envie documentos por e-mail, gerencie acordos e verifique o status da assinatura.
O DocSavy é uma ferramenta de gestão de negócios focada no armazenamento de documentos como contratos, planos financeiros e mais. A ferramenta conta com relatórios financeiros, gestão de contratos, orçamentos, gestão de ativos e histórico de serviço. A plataforma realiza a organização e filtragem dos documentos automaticamente para facilitar o acesso.
O Docsales é uma ferramenta de automação de vendas que permite a geração automática de documentos de vendas como propostas e contratos. A plataforma importa os dados das oportunidades e gera o documento com elas, além de permitir a assinatura eletrônica.
Se você trabalha ou possui um negócio com uma área jurídica e ainda não digitalizou o processo de assinatura e armazenamento de documentos, essas dicas e ferramentas são para você.