Perante a pandemia e a necessidade de adaptação para o mundo digital e o trabalho remoto, escritórios jurídicos que não haviam se digitalizado sofreram mais do que os demais. A área conta fortemente com os aspectos físicos como documentos, contratos, registros oficiais, acordos, peças processuais, autos, testamentos e atas. A digitalização desses processos e documentos, assim como a atividade empresarial e atendimento ao cliente no geral viraram necessidade, e não apenas um diferencial. Mesmo com a volta aos escritórios, não podemos abrir mão da eficiência e produtividade que a digitalização provou oferecer. Hoje vamos trazer alguns processos que podem ser otimizados utilizando ferramentas digitais e quais são elas, tanto para escritórios de advocacia quanto para empresas com uma área jurídica que necessita de digitalização.

Automatização

A automatização e a otimização de processos virou uma necessidade universal, e não é diferente para a área jurídica. A redução de custos, eficiência humana, eliminação de papel, controle de horas, rastreamento e acompanhamento de diversos processos e documentos são coisas que podem ser feitas usando ferramentas digitais. Existem ferramentas que automatizam processos, criação e preenchimento de documentos, contratos e petições, leitura de documentos e padronizações e classificações. 

Assinatura digital

A assinatura digital contribui para a diminuição de papelada, facilidade de assinatura e contato com o cliente, fácil envio e gerenciamento eficaz de documentos. Ferramentas de assinatura digital são ferramentas amplamente utilizadas por empresas no geral, não apenas escritórios jurídicos. Elas podem ser utilizadas desde o processo de contratação de colaboradores pela área de RH até contratos com parceiros e clientes. Com elas você torna o seu processo de assinatura de contrato mais rápido e organizado, sem tempo de espera para entrega e com mais segurança. 

Petições

O processo de criação de petições é um demorado e que gasta muito tempo de mão de obra qualificada. Existem ferramentas específicas para criação e edição de petições. Com elas você consegue automatizar a coleta e preenchimento dos dados do seu cliente e gerar petições pré-prontas e editáveis ou petições personalizadas. Assim, o seu time consegue focar em processos mais importantes, tornando o dia de trabalho mais produtivo e efetivo. Muitos escritórios possuem também colaboradores específicos para a realização da burocracia e criação de petições, a digitalização desse processo pode diminuir a demanda de trabalhadores em um escritório, reduzindo custos além de aumentar a produtividade.

Segurança de dados

A segurança de dados é algo essencial para escritórios jurídicos. Ferramentas jurídicas de confiança contam com um sistema de proteção de dados eficiente com documentos criptografados e com acesso restrito. Mesmo assim, nos dias de hoje violações de dados e ataques cibernéticos estão cada vez mais comuns e escritórios jurídicos viraram um alvo lucrativo para cibercriminosos. Por isso é importante investir em uma ferramenta de segurança digital que detecta e remove ameaças. 

Ferramentas

LawDepot

O LawDepot é uma ferramenta jurídica que oferece acesso a centenas de documentos prontos. Com a automatização da criação e gerenciamento de contratos variados o seu escritório economiza tempo e recursos. Entre os modelos de contato oferecidos, os principais são acordos de confidencialidade, contratos de aluguel de imóveis, testamentos, notas promissórias, acordos de compra e venda e contratos de trabalho.

Autojur

O Autojur é uma plataforma focada em escritórios e departamentos jurídicos e suas diversas necessidades. A plataforma oferece intimações (classificando documentos, gerando respectivas tarefas e calculando prazos de forma automática), distribuidor de tarefas e prazos (permitindo com que o usuário crie regras de distribuição que são então aplicadas a todas as tarefas), gerenciador de tarefas (gerenciando as tarefas no formato da sua escolha), regras de ações (padronizando procedimentos baseados em uma configuração prévia que deve ser seguida pelos funcionários), tag de controle (unificando o controle em planilhas através de “etiquetas”) e autodoc (gera um menu com teses ou cláusulas a partir da leitura de documentos).

Petição Direito

O Petição Direito é uma plataforma que oferece modelos de petições jurídicas com download imediato, petições editáveis, ricas em doutrinas e jurisprudências, técnicas e validades, elaboradas por profissionais especializados e avaliadas por juízes. Com essa ferramenta você economiza tempo e otimiza o processo de criação, edição e aprovação de petições.

DocuSign

O Docusign é uma plataforma que permite a assinatura digital e o compartilhamento de contratos e documentos. Com essa ferramenta você cria, envia, assina e gerencia acordos e documentos de maneira mais rápida, fácil e organizada.

Axur

Como mencionado anteriormente, ferramentas confiáveis possuem um sistema de proteção de dados próprio, mas no caso de escritórios jurídicos não podemos arriscar. Por isso, ferramentas como a Axur que protege dados digitais e identifica e remove ameaças são importantes. A Axur possui rápida identificação de ameaças, evidências das fraudes detectadas e takedown proativo e transparente.

Se o seu escritório ou departamento jurídico ainda não se digitalizou, ainda dá tempo. Investir em um serviço automatizado possui diversos benefícios como mencionado acima. Se a digitalização for algo do seu interesse, acesse o digitaliza.ai para mais informações e ferramentas que podem te ajudar nesse processo.

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